Anuga Organic on Stage

Größe: Weltleitmesse mit 140.000 Besuchern an 5 Tagen

Veranstalter: Kölnmesse GmbH

Location: Kölnmesse

Zielgruppe: Alle Menschen aus der Lebensmittelwirtschaft

Ziel des Events: Einen zentralen Ort für den Organic Sektor schaffen

Eine große Messe wie die Anuga bringt einiges an Herausforderungen mit, die ich als Moderatorin lösen muss.

Die erste große Herausforderung bei der Anuga ist die schiere Menge an Informationen. Organic on Stage ist keine Messebühne, bei der sich das Programm an jedem Tag wiederholt. Es gibt fünf Tage lang ein jeweils individuelles Programm aus Vorträgen, Interviews, Panel-Diskussionen und Pitches. Hier sind auf jeden Fall auch meine Projektmanagement-Skills gefragt.

Für so große Projekte nutze ich immer ein eigenes E-Mail Postfach, einen eigenen Calendly-Link und lege ein eigenes Trello-Board an. So kann ich über viele Wochen hinweg einen vernünftigen Überblick darüber behalten, welche Gespräche ich schon geführt, welche Themen schon vorbereitet und welche Moderationen schon geschrieben habe.

Die zweite Herausforderung ist die große thematische Vielfalt. Ich habe beispielsweise ein Panel über die Vorteile von Agroforsten in Sub-Sahara-Afrika moderiert und einen Tag später ein anderes Panel über Innovationen und Trends in der Verpackungsindustrie. Für mich bedeutet das: Viel lesen, YouTube Videos schauen und Gespräche mit Panelist:innen führen, um mich in jedes Thema tief genug einzuarbeiten, um ein gutes Fachpanel dazu zu moderieren. Und Vokabeln lernen gehört auch dazu. Die Bühne ist größtenteils auf Englisch und die Fachbegriffe aus der Verpackungsindustrie hab ich weder im Abi noch an der Uni gelernt.

Hier ist vor allem gutes Wissensmanagement gefragt. Dabei hilft mit OneNote. Hierlege ich jeden Programmpunkt als eigene Seite an, sodass ich immer direkt alle Infos am richtigen Ort notieren und nachschauen kann.

Für die Panels recherchiere ich Themen, führe Gespräche mit den Panelist:innen und schreibe dann einen Panel-Ablauf. Den gebe ich für Feedback an die KI. So kann ich meine Fragen deutlich schneller nochmal schärfen und mir passende Formulierungen raussuchen. Und eine ziemlich gute Vokabelliste für Fachtermini spuckt mir ChatGPT am Ende auch noch aus.

Die dritte Herausforderung sind die vielen spontanen Änderungen. Bei dieser Menge an Speaker:innen passiert es häufiger, dass jemand spontan ausfällt und eine Kollegin schickt, dass sich Vortragstitel ändern oder (wirklich passiert) zwei Speaker am Messestand vereinbaren, dass sie einfach die Slots tauschen, ohne uns zu informieren.

Manchmal tauchen Speaker erst kurz vor knapp auf, obwohl sie 30min früher da sein sollten. Manchmal haben sie vergessen, dass sie einen englischen Vortrag angemeldet haben und ich moderiere spontan auf Deutsch an, damit das Publikum nicht verwirrt ist. Manchmal ist ein 30min Vortrag angemeldet und die Speaker sind nach 8 Minuten fertig.

Rund um Messen gibt es für alle Beteiligten so viel Kommunikation - da können all diese Dinge mal passieren. Ich habe viele Eventualitäten im Briefing mit meiner Auftraggeberin durchgesprochen, damit ich auch spontan immer in ihrem Sinne handeln konnte.

Meine Erfahrung hilft mir, gut mit Unerwartetem umzugehen und ich bin immer im engen Austausch mit den Hostessen und dem Technik-Team, damit wir gemeinsam handeln können.

Die vierte Herausforderung kenne ich von jeder Messe, die ich bisher moderiert habe: Die Messe-Umgebung selbst.

Messen sind laut, das Publikum ist manchmal gar kein Publikum, sondern besteht zu 50% aus Menschen, die die Bühne nutzen, um endlich ein paar Minuten zu sitzen und kurz was zu essen. Im Extremfall sitzt da auch mal jemand mit Kopfhörern und hat nebenbei einen Videocall.

Und manchmal ist es dann plötzlich richtig voll mit Menschen, die sich für eine bestimmte Speakerin interessieren und man hat neben vollen Sitzplätzen auch eine große Traube an Stehpublikum.

Für mich bedeutet das vor allem, dass ich mir an jedem Feierabend einen Ausgleich schaffen muss, damit ich am nächsten Morgen wieder ausgeruht und bestens gelaunt auf der Bühne stehe. Deshalb sieht man mich seltenst noch auf den Messe-Parties (auch wenn daran nichts Falsch ist - ich bin dafür einfach nicht gebaut).

Außerdem hilft es auch hier, gut mit Hostessen und Technikern in Kontakt zu sein. Sie sind mein Messe-Team, mit dem ich zwischendurch auch mal Blödsinn machen kann, um die Laune hoch zu halten.